FAQ - Klub administrator

Inden PiA kan generere betalinger for næste års kontingenter, er det vigtigt at du logger ind i PiA og får styr på dine medlemmer hurtigst muligt. Ellers når dine medlemmer ikke at få deres Pilot ID inden nytår.

Her er hvad du skal sørge for:

•    Tjek dine medlemmers adresser og email adresser (Pilot-ID bliver sendt direkte til medlemmerne)
•    Tjek at dine medlemmer har et gyldigt profil foto, da det er dette der kommer på Pilot ID’et. Uden et gyldigt billede bliver der ikke udstedt et Pilot ID.
•    Tjek dine medlemmers rating i samarbejde med klubbens Chef instruktør. Er der rettelser, skriv da til Denne email adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. og få det rettet.
•    Gå ind på ”Klub Data” siden og vælg om du vil have DHPU til at opkræve Klub kontingentet. Så vil dine stam medlemmer kunne betale via PiA’s online betalings system.

Når ovenstående 4 punkter er gennemført skal du kontakt os på Denne email adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. og skriv at jeres klub er klar. Så vil vi generere betalingerne til jeres medlemmer. Når medlemmerne efterfølgende logger på PiA, vil de have adgang til at se og betale opkrævningen.

Vær opmærksom på, at PiA kun håndterer klub kontingent for stam medlemmer. Altså de betalinger der lovmæssigt skal ske for at man lovmæssigt kan få sit Pilot-ID. I skal således selv sørge for at opkræve kontingent for jeres sekundære medlemmer.

Som klub administrator skal du tage stilling til om DHPU skal varetage opkrævningen af klubbens kontingent. Det betyder at jeres medlemmer kan betale via PiA's betalingsmodul og at deres betalinger registreres med det samme. Under "Betalinger" har i mulighed for at følge med i hvem og hvornår jeres medlemmer har betalt.

For at lade DHPU varetage opkrævningen, skal i gå ind på "Klub Data" siden. Her sætter i flueben i "Lad DHPU opkræve" og skiver der efter prisen.

faq 01

Så frem klubben vælger IKKE at lade DHPU håndtere klub kontingent betalingerne, skal i blot fjerne markeringen. Der vil da automatisk stå 0 i ”Pris pr. år”.
Husk… at det nu er JERES ansvar at markere efter hånden som jeres medlemmer får betalt klub kontingentet. Dette markerer i under ”Medlems betalinger”. Hvis i ikke løbende får ajourført disse betalinger, kan sekretariatet således heller udstede Pilot-ID til pågældende medlemmer.

Med andre ord… det er klart nemmest for jer at lade PiA håndtere betalingen for jeres klub kontingent.

Som udgangspunkt overfører DHPU penge til klubberne omkring d. 1. i hver måned

Som klub admin kan du se hvem og hvornår der har betalt i samme sekundt som betalingen er gennemført. Det gør du under ”Betalinger” / ”Medlems betalinger”.

Nej, som det er nu håndterer PiA kun betalinger for stam klubs medlemmer. Altså det der lovmæssigt skal være på plads før man kan få et Pilot-ID. Klubberne må således selv sørge for at opkræve klub kontingent for deres sekundære medlemmer.

Det skyldes at medlemmet enten er Inaktiv eller at de ikke har nogen stam klub. Så frem du mener det beror på en fejl, kontakt da Denne email adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. . Så retter vi fejlen.

DHPU skal gemme alle rating data. Også selv om medlemmet ikke længere er i sporten. Så frem medlemmet vender tilbage til sporten, skal DHPU kunne finde de tidligere rating data så piloten ikke skal starte helt for fra.

Du kan ikke slette et medlem. DHPU skal gemme data på tidligere medlemmer. Også selv om at de måske ikke er i sporten mere. Det kunne jo være de kom tilbage til sporten og så skal vi kunne finde deres tidligere data.

Du skriver i stedet til Denne email adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. . Så vurderer Sekretariatet om medlemmet skal fjernes fra jeres klub eller gøres inaktiv.

Du skal som klub administrator selv sørge for at notere i betalings systemet når dine medlemmer har betalt. DHPU udsteder ikke Pilot ID til dine medlemmer før alle lovpligtige betalinger er foretaget. Det betyder både DHPU kontingent (incl. forsikring) og klub kontingent til medlemmernes stamklub.

Du noterer dine medlemmers betalinger på Betalings siden (Medlems betalinger):

faq 05

 

På betalings siden for klubbens medlemmer skal du gøre følgende:

1. Marker den post du vil ændre.

2. Sæt flueben i "Betalt" og vælg dato for hvornår betalingen er foretaget (vigtigt med dato).

3. Tryk "Gem".

faq 06

 

Nu er betalingen registreret som Betalt og DHPU kan udstede et Pilot ID til medlemmet så frem DHPU Kontingentet incl. forsikringen også er betalt.